भंडार
करें
· कोटेशन आधार पर खरीद के लिए मांग कर्ता अधिकारी द्वारा कम से कम 3 संभावित आपूर्तिकर्ताओं को सूचित किया जाना चाहिए। भंडार विभाग इस सूची में कुछ और आपूर्तिकर्ताओं को जोड़ सकते हैं।
· यह दर्शाने के लिए रिकॉर्ड रखें कि निविदा दस्तावेज डाक द्वारा प्रेषित किया गया है। कोटेशन का हाथ से संग्रह करने के मामले में कोटेशन संग्रह करने वाले अधिकारी का हस्ताक्षर लिफाफे पर होना चाहिए।
· दरों कि औचित्यता का विस्तार से जांच करें। न्यूनतम दर उचित नहीं भी हो सकता है। खुली निविदा में प्राप्त दर, सक्षम व्यक्ति द्वारा विश्लेषण के जरिए प्राप्त दर एवं ओईएम द्वारा कोट किए गए दर को दर के संदर्भ के रूप में लेना चाहिए।
· सुनिश्चित करें कि सामग्री लेजर पोजिशन के अनुकूल है। यदि आपके नियंत्रण के परे स्थिति में, खारिज करने की प्रक्रिया करें।
न करें
· यदि मात्रा/अनुमानित दर में संशोधन प्रामाणिक न हो, तो मांगपत्र को स्वीकार नहीं करें।
· निविदा खोलने वाले समिति सदस्यों द्वारा सत्यापित न हो, तो संशोधन सहित ऑफर स्वीकार नहीं करें।
· मदों की आपूर्ति अवधि को बढाए नहीं जिसकी बाजार दरें गिर रही है—जैसे ईलेक्ट्रॉनिक सामान।
· यदि फर्म के अस्तित्व को कोटेशन आधारित खरीद में जांच नहीं की गई है, तो निविदा जांच जारी नहीं करें।
· सील और उसके समर्थन में निरीक्षण प्रमाणपत्र के बिना पूर्व-निरीक्षित सामग्री की आपूर्ति स्वीकार नहीं करें।
रद्दी माल की निगरानी और निपटान
· सुनिश्चित करने कि विशिष्ट प्रकार के ढ़ेर अलग-अलग ढ़ेर में हों।
· सुनिश्चित करें कि आरक्षित मूल्य सही2-सही निर्धारित हैं।
· सुनिश्चित करें कि कोई भी बोली आरक्षित मूल्य से नीचे स्वीकार न की जाए।
· यदि किसी मामले में आरक्षित मूल्य से नीचे की बोली स्वीकार की जानी हो तो इसे सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन से ही स्वीकार किया जाना है।
· रद्दी माल के व्यापारियों या किसी अनधिकृत व्यक्ति को विशेषकर कार्य के अलावा रद्दी यार्ड में घुसने न दिया जाए।
· सुनिश्चित करें कि प्राप्त सामग्री पूरी तरह से जारी बिक्री आदेश के अनुसार है।
· सुनिश्चित करें कि एम व पी मामले में अलग किए गए मदों को क्रेता को न दिया गया हो।
· पहले से ही सर्वेक्षित और बेची गई सामग्री के साथ मूल्यवान सामग्री को मिलाने की अनुमति न दें।
· सुनिश्चित करें कि वजन मापने वाली मशीनें बिल्कुल ठीक हों।
DOs
• For procurement on quotation basis at least 3 likely suppliers should be indicated by the indenting officer. Store branch should add a few more suppliers to this list.
• Maintain record to show that the tender document have been despatched by post. In case of hand collection of quotation signature of the official collecting the quotation should be an envelop.
• Critically examine the reasonableness of rates. The lowest rate may not be reasonable. Rate received in open tender, rate obtained through analysis by competent person and rates quoted by OEM should be taken as rate reference.
• Ensure that the ground balance of material matches with ledger position. In case of loss beyond your control, process for write off.
DON’Ts
• Do not accept indent unless corrections in quantity/estimated rates are authenticated.
• Do not accept offers with correction unattested by the tender opening committee members.
• Do not extend delivery period of items whose market rates are falling – viz electronic goods.
• Do not issue a tender enquiry unless the existence of the firm has been checked in quotation basis procurements.
• Do not accept the supply of pre-inspected material without checking the seals and the supporting inspections certificate.
Scrap handling and disposal
• Ensure the lots of distinct nature are made as separate lot.
• Ensure the reserve prices are correctly fixed.
• Ensure that no bids are accepted below reserve price.
• In case bid below reserve price is to be accepted it must be with competent authority’s approval.
• Do not allow scrap merchants or any unauthorised person to enter the scrap yard except strictly on business.
• Ensure that material is delivered is exactly the same as per sale released order.
• Ensure that the excluded items in case of M&P are not delivered to the purchaser.
• Do not allow costly material mixed with lot already surveyed and sold.
• Ensure that weighing machines are calibrated.
